家賃滞納が発生したとき、大家さんや不動産オーナーが最初に取るべき対応のひとつが「督促状の送付」です。電話や口頭での催促も手段にはなりますが、やり取りが記録として残りにくく、状況が長引いた場合に「いつ、どのように請求したか」を説明できず、対応が後手に回ることがあります。一方で、督促状は書面として残るため、入居者に支払いの必要性を冷静に伝えつつ、将来の手続きに備えた整理にもつながります。
ただし、督促状は「とりあえず例文をコピペ」するだけでは不十分です。必要な項目が抜けていたり、表現が強すぎたりすると、回収率が下がるだけでなく、トラブルがこじれる原因にもなり得ます。そこで本記事では、滞納期間に応じて使い分けられる督促状の文例を示したうえで、オーナー様が自分で作成する際に抜け漏れが出ないよう、記載必須項目や注意点、送付方法（普通郵便と内容証明の使い分け）までを実務目線で整理します。初めて滞納対応に直面した方でも、段階を踏んで、落ち着いて対応できるようになることを目指します。
この記事でわかること
この記事では、家賃滞納が起きたときにオーナー様が「督促状をどう作り、いつ、どの方法で送ればよいか」を、実務で迷わない形に整理して解説します。まず、督促状・催促状・催告書の違いと、それぞれが担う役割を押さえたうえで、滞納の期間や状況に合わせて使える督促状の文例を段階別に紹介します。
さらに、自作する際に重要な「必ず入れるべき項目」や、証拠としての価値を落とさないための文面のポイント、逆にトラブルを招きやすいNG表現もまとめます。また、送付前に確認しておきたいチェック観点や、普通郵便と内容証明郵便をどう使い分けるかといった送付手順も具体的に解説し、督促状で解決しない場合に取り得る次の選択肢（法的手続きの検討や専門家への相談目安）まで視野に入れて説明します。読み終えたときに、テンプレートをダウンロードできない状況でも「抜け漏れなく作成し、適切な順番で送付できる」状態になることをゴールにしています。
家賃滞納の督促状とは
家賃滞納の督促状は、滞納問題に対応するうえで最初に位置づけられる重要な書面です。このセクションでは、督促状がどのような役割を持ち、なぜ必要とされるのか、また法的にどのような意味を持つのかを整理します。
督促状の役割と目的
家賃滞納の督促状とは、支払期日を過ぎても家賃の入金が確認できない場合に、入居者に対して書面で支払いを求める通知のことです。電話や口頭での催促と異なり、書面として残るため、「いつ・どのような内容で請求したか」を後から確認できる点が特徴です。
督促状は、入居者を一方的に責めるためのものではなく、事実関係を整理し、冷静に支払いを促すための実務的な手段として用いられます。
督促状が必要とされる理由
家賃滞納が発生した際、口頭でのやり取りだけでは、支払いの認識にズレが生じたり、対応の経緯が曖昧になったりすることがあります。督促状を送付することで、滞納の事実と支払期限を明確に伝えることができ、入居者に状況を正しく理解してもらいやすくなります。
また、滞納が長期化した場合に備え、段階的に対応してきた記録を残すという意味でも、早い段階で書面による督促を行うことが重要です。
督促状の法的な位置づけと注意点
督促状そのものに、家賃の支払いを強制する効力があるわけではありません。しかし、将来的に契約解除や法的手続きを検討する場合には、事前に支払いを求める通知を行っていたかどうかが重要になります。
そのため、督促状は後の対応につなげるための準備段階としての意味を持ちます。感情的な表現は避け、事実と要請を淡々と記載することが大切です。
督促状・催促状・催告書の違い
家賃滞納への対応では、「督促状」「催促状」「催告書」といった似た言葉が使われますが、それぞれの役割や使われ方には違いがあります。ここでは実務上の考え方を整理します。
督促状・催促状の違いと実務上の扱い
督促状と催促状はいずれも、支払期日を過ぎた家賃について支払いを求める書面です。実務上は明確に区別されず、ほぼ同じ意味で使われることが多くなっています。
いずれも比較的穏やかな表現を用い、入居者との関係を過度に悪化させないことを前提とした通知として位置づけられます。
催告書とは何か（最終通知としての位置づけ）
催告書は、督促状よりも一段階踏み込んだ書面で、一定の期限を区切って支払いを求める通知です。期日までに支払いがなされない場合、次の対応に進む可能性があることを明示する点が特徴です。
その性質上、催告書は将来の手続きを見据え、内容証明郵便で送付されることが多くなります。
段階別に使い分ける督促書面の考え方
家賃滞納への対応では、いきなり強い表現の書面を送るのではなく、滞納の期間や状況に応じて段階的に対応することが重要です。
初期段階では督促状で事実確認と支払いのお願いを行い、それでも改善が見られない場合に、催告書として最終的な意思表示を行う流れが一般的です。
家賃滞納の督促状の文例【状況別・コピペ可】
本記事では、督促状の書式ファイル（Word・PDFなど）のダウンロード提供は行っていませんが、滞納状況ごとにそのまま使える文例を掲載しています。必要事項を書き換えることで、オーナー様自身で督促状を作成できる構成です。
滞納期間や入居者の状況に応じて、適切な文例を選んでご活用ください。
初回送付用の文例（滞納1〜2週間）
この文例は、滞納発生から1〜2週間程度が経過し、単なる支払い忘れや振込の行き違いが想定される段階で使用することを想定しています。
入居者との関係を悪化させないよう、穏やかな表現で事実確認と支払いのお願いを行い、早期解決を目指すことが目的です。
【コピペ可】初回督促状の文例
令和○年○月○日
○○○○様
家賃お支払いのお願い
拝啓
平素より当物件にご入居いただき、誠にありがとうございます。
さて、○月分の家賃につきまして、お支払期日である○月○日を過ぎておりますが、本日現在、入金の確認ができておりません。
つきましては、誠に恐れ入りますが、○月○日までに下記口座へお振込みいただきますようお願い申し上げます。
なお、本書と行き違いでお振込みいただいている場合は、何卒ご容赦ください。
ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。
敬具
この文例を使う際のポイント
この初回文例では、「お願い」という形式を取り、入居者を責めるような表現を避けている点が特徴です。あくまで事実確認の意味合いを持たせることで、入居者が心理的な負担を感じにくく、支払いに応じやすくなります。
2回目送付用の文例（滞納2週間〜1か月）
この文例は、初回の督促状を送付しても支払いが確認できない場合に、滞納発生からおおむね2週間〜1か月程度の段階で使用することを想定しています。
初回よりもやや踏み込んだ表現で支払いの緊急性を伝えつつ、あくまで自主的な対応を促す姿勢を維持することが目的です。
【コピペ可】2回目督促状の文例
令和○年○月○日
○○○○様
家賃お支払いのお願い（2回目）
前略
○月○日付の書面にて、○月分の家賃のお支払いをお願いしておりましたが、本日現在、なおご入金の確認ができておりません。
現在の滞納家賃は、○月分、金○○円となっております。
再度のお願いとなり誠に恐縮ではございますが、○月○日までに必ずお支払いくださいますようお願いいたします。
なお、期日までにお支払いが確認できない場合は、やむを得ず連帯保証人様へのご連絡を検討させていただくことがございます。
ご事情がおありでしたら、○月○日までにご連絡ください。
草々
この文例を使う際のポイント
この2回目文例では、「2回目」であることを明記し、すでに督促を行っている事実を示している点が特徴です。また、連帯保証人への連絡を「検討」という表現で示唆することで、
問題の深刻さを伝えつつ、最終通告の印象を与えすぎないよう配慮しています。
話し合いの余地を残すことの重要性
文中に「ご事情がおありでしたら」という一文を入れることで、入居者からの連絡を促し、状況を把握するきっかけを作ります。失業や病気など、やむを得ない事情で支払いが困難になっているケースもあるため、この段階では一方的に追い込むのではなく、支払い計画の相談に応じる姿勢を見せることが、結果的に回収につながる場合もあります。
最終通知用の文例（滞納1か月以上）
この文例は、2回目の督促状を送付しても支払いが確認できず、滞納が1か月以上に及んでいる場合に使用することを想定しています。この段階では、今後取り得る対応を明確に伝え、
入居者にとって「最後の支払い機会」であることを認識してもらうことが目的です。
【コピペ可】最終通知（催告）の文例
令和○年○月○日
○○○○様
家賃お支払いに関する最終通知
前略
再三にわたり家賃のお支払いをお願いしてまいりましたが、本日現在、下記滞納家賃につきまして、依然としてお支払いの確認ができておりません。
【滞納内容】
・滞納月：○月分〜○月分
・滞納金額：合計○○円
つきましては、本書到達後○日以内に、上記金額を全額お支払いくださいますようお願いいたします。
万一、期日までにお支払いが確認できない場合には、誠に遺憾ながら、賃貸借契約の解除および法的措置を講じざるを得ませんことを、あらかじめご承知おきください。
早急なご対応をお願いいたします。
草々
この文例を使う際のポイント
最終通知では、支払期限と期限を過ぎた場合の対応を明確に記載することが重要です。
この書面は、後に契約解除や訴訟を検討する際、「催告を行った事実」を示す証拠としての役割を持ちます。そのため、普通郵便ではなく、内容証明郵便で送付することが推奨されます。
支払期限の設定に関する注意点
支払期限は、「本書到達後○日以内」という形で明確に区切ります。あまりに短い期限を設定すると、後の手続きにおいて適切と判断されない可能性があるため注意が必要です。
一般的には、7日〜14日程度の期間を設定するケースが多く見られます。
最終通知は内容証明郵便で送付すべき理由
最終通知は、契約解除や法的手続きに進む前段階となる「催告」としての意味を持つ重要な書面です。そのため、送付方法にも注意が必要です。
内容証明郵便を利用すると、「いつ・誰が・どのような内容の文書を送付したか」を
郵便局が公的に証明してくれます。
これにより、支払いを求める催告を行った事実を客観的な証拠として残すことができます。
家賃の未払いが解消されず、 将来的に契約解除や訴訟に進む場合、相当の期間を定めて催告を行ったかどうかは重要な判断要素となります。内容証明郵便で送付された最終通知は、この要件を満たしていることを示す資料となります。
一方、普通郵便では送付や到達の証明が難しく、後のトラブル時に不利になる可能性があります。そのため、最終通知については内容証明郵便での送付が推奨されます。
督促状を自分で作成する際の書き方ポイント
家賃滞納の督促状は、必ずしも決まった書式があるわけではありません。しかし、必要な情報が抜けていたり、表現を誤ったりすると、入居者とのトラブルや、後の法的手続きで不利になる可能性があります。
このセクションでは、督促状を自分で作成する際に押さえておくべき基本ルールを整理します。テンプレートを使わずに作成する場合でも、最低限このポイントを押さえておけば、実務上・法的にも問題が起きにくい内容になります。
督促状に必ず記載すべき項目
督促状には、以下の情報を漏れなく記載することが重要です。
これらは、支払いを求めるためだけでなく、
後に「適切な督促を行った」ことを示す証拠としても機能します。
・作成日付
・宛名（賃借人の氏名）
・差出人（大家または管理会社の名称・連絡先）
・対象となる物件情報（所在地・部屋番号）
・滞納している家賃の月と金額
・支払期限（具体的な日付）
・振込先情報
特に、滞納金額や支払期限は曖昧にせず、「いつ・いくらを・いつまでに支払うのか」が一目で分かるように記載しましょう。
文面を作成する際の注意点
督促状の文面は、感情的にならず、事実を淡々と伝えることが基本です。相手を責める表現や、強い言い回しは避け、あくまで事務的な書面として作成します。
また、段階に応じたトーンを意識することも重要です。初回や2回目の督促では、支払い忘れの可能性を考慮した穏やかな表現を用い、最終通知では支払期限と今後の対応を明確に示します。
将来的に法的手続きを視野に入れる場合は、過去に督促を行った事実が分かるよう、「○月○日付で書面にてご連絡しておりますが」といった文言を入れておくと、実務上も整理しやすくなります。
トラブルになりやすいNG表現
督促状では、使うべきでない表現もあります。不適切な文言は、入居者とのトラブルを招くだけでなく、場合によっては大家側が不利な立場に立たされることもあります。
例えば、支払わなければ不利益があることを強く煽る表現や、人格を否定するような言い回しは避けるべきです。また、実際には取る予定のない法的措置を断定的に記載することも適切ではありません。
督促状は、あくまで支払いを求めるための書面であり、脅しや制裁を目的とするものではありません。事実と今後の対応を冷静に伝える姿勢を保つことが、結果的に早期解決につながります。
督促状の送付手順とタイミング
家賃滞納への対応では、「どんな督促状を出すか」だけでなく、いつ・どのような方法で送付するかも重要なポイントになります。
送付のタイミングを誤ると、入居者との関係が悪化したり、回収が長期化したりする可能性があります。このセクションでは、督促状を送付する際の基本的な流れと、実務でよく使われているタイミングの目安を整理します。
督促状を送付する前の確認事項
督促状を送る前に、まず本当に「滞納状態」にあるかを確認しましょう。振込の行き違いや、入金反映の遅れにより、すでに支払いが行われているケースもあります。
あわせて、入居者の連絡先や住所に誤りがないか、過去に電話やメールでの連絡を試みたかも確認しておくと安心です。事前に状況確認を行うことで、不要なトラブルを避けることができます。
督促状を送付するタイミングの目安
一般的には、支払期日から1週間程度経過しても入金が確認できない場合に、初回の督促状を送付するケースが多く見られます。
その後、初回の督促状を送付してから2週間前後経過しても支払いがない場合は、2回目の督促状を送付します。さらに支払いが行われない場合には、滞納発生から1か月程度を目安に、最終通知を送付する流れとなります。
ただし、入居者の支払い履歴や事情によっては、一律のスケジュールにこだわらず、柔軟に判断することも大切です。
普通郵便と内容証明郵便の使い分け
初回や2回目の督促状については、普通郵便での送付でも問題ありません。
費用を抑えつつ、穏やかに支払いを促すことが目的となるためです。
一方、最終通知については、将来的な契約解除や法的手続きを見据え、内容証明郵便で送付することが望ましいとされています。内容証明郵便を利用することで、催告を行った事実を証拠として残すことができます。
督促の段階に応じて送付方法を使い分けることで、無駄なコストを抑えつつ、必要な場面ではしっかりと証拠を残すことが可能になります。
連帯保証人への連絡を行うタイミング
入居者本人への督促に応じない場合、連帯保証人への連絡を検討することになります。
一般的には、2回目の督促状を送付しても反応がない場合に、連絡を検討するケースが多いです。
連帯保証人へ連絡する際は、いきなり請求を行うのではなく、まずは滞納状況の共有として通知する形が望ましいでしょう。
また、事前に入居者本人へ「連帯保証人に連絡する可能性がある」旨を伝えておくことで、無用なトラブルを防ぐことにもつながります。
督促状を送っても解決しない場合の対処法
督促状を段階的に送付しても、入居者からの支払いが行われないケースもあります。その場合、感情的に対応を強めるのではなく、法的に認められた手続きを選択することが重要です。
このセクションでは、督促状で解決しなかった場合に取ることができる代表的な対処法を整理します。状況や滞納額に応じて、無理のない手段を検討するための参考にしてください。
支払督促を申し立てる
支払督促は、裁判所を通じて滞納家賃の支払いを求める手続きです。訴訟に比べて手続きが簡易で、費用も比較的抑えられるため、家賃滞納の回収手段としてよく利用されています。
支払督促は、入居者の住所地を管轄する簡易裁判所に申し立てを行います。裁判所から入居者へ支払督促が送達され、一定期間内に異議が出なければ、強制執行に進むことも可能になります。
ただし、入居者が異議を申し立てた場合は、通常の訴訟手続きへ移行する点には注意が必要です。
少額訴訟を利用する
滞納家賃の金額が60万円以下である場合には、少額訴訟を利用するという選択肢もあります。
少額訴訟は、原則として1回の期日で審理が行われ、比較的短期間で判決が出るのが特徴です。弁護士に依頼せず、本人訴訟として進めることも可能なため、コストを抑えたい場合に適しています。
ただし、相手方が少額訴訟を拒否した場合は、通常訴訟に切り替わる点には留意が必要です。
契約解除・明け渡しを検討する
家賃の回収が困難で、今後も支払いが期待できない場合には、賃貸借契約の解除と明け渡し請求を検討する必要があります。
ただし、家賃滞納があったからといって、すぐに契約解除や退去を求めることはできません。事前に催告を行い、相当期間を定めて支払いを求めたうえで、それでも履行されない場合に、初めて契約解除が認められる流れとなります。
また、入居者が任意に退去しない場合は、裁判所を通じた明け渡し訴訟と強制執行が必要となる点も理解しておきましょう。
専門家に相談すべきタイミング
以下のような場合には、早めに弁護士や司法書士などの専門家へ相談することを検討すると安心です。
・滞納額が高額になっている
・入居者と連絡が取れない
・契約解除や明け渡しを視野に入れている
・対応に不安がある、判断に迷っている
専門家に相談することで、状況に応じた適切な手続きや、無駄なトラブルを避けるための助言を得ることができます。
家賃滞納トラブルを防ぐために知っておきたい注意点
家賃滞納への対応では、正しい手順を踏まなければ、かえって大家側が不利な立場に立たされることがあります。また、滞納が発生してから慌てて対応するのではなく、事前に防ぐ視点を持つことも重要です。
ここでは、家賃督促において注意すべき違法行為と、滞納を未然に防ぐための考え方を、ポイントを絞って整理します。
家賃督促で注意すべき違法行為について
家賃の支払い義務があるのは、賃借人本人と連帯保証人のみです。それ以外の第三者に督促を行うことや、社会通念上相当とはいえない方法での連絡は、違法と判断される可能性があります。
特に注意すべき行為としては、
・本人・連帯保証人以外への督促
・深夜や早朝の連絡、執拗な電話や訪問
・鍵の交換やライフライン停止などの自力救済
などが挙げられます。
これらの行為は、入居者に滞納の事実があったとしても正当化されるものではありません。
違法な督促を避けるためには、 「できること」と「やってはいけないこと」を正しく理解することが不可欠です。
家賃滞納を未然に防ぐための対策
家賃滞納は、発生後の対応よりも、発生させない仕組みづくりが重要です。
入居審査で支払い能力を確認することや、家賃保証会社を利用すること、滞納対応に強い管理会社を選ぶことによって、滞納リスクを大きく下げることができます。
これらの対策を講じておくことで、督促や法的手続きに追われる可能性をあらかじめ減らすことができます。具体的な予防策については、以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ
家賃滞納が発生した場合、督促状はオーナーや管理会社が最初に取るべき基本的な対応手段です。段階を踏んで書面による督促を行うことで、トラブルの長期化を防ぐことができます。
督促状は、滞納状況に応じて文面や送付方法を使い分けることが重要です。初回・2回目は穏やかな内容で事実確認を行い、改善が見られない場合には、最終通知として内容証明郵便を活用し、将来の手続きに備えます。
また、督促状には滞納月・金額・支払期限・振込先など、必要な情報を漏れなく記載し、違法な督促や自力救済にあたる行為は決して行わないよう注意が必要です。
家賃滞納は、発生後の対応だけでなく、入居審査や保証会社の活用など 未然に防ぐ視点も欠かせません。正しい知識と手順を押さえることで、賃貸経営のリスクを最小限に抑えることができます。