賃貸経営を行うオーナーにとって、管理会社の対応は収益と安心を左右する重要な要素です。「クレーム対応が遅い」「空室がなかなか埋まらない」「管理コストが高い」といった不満を抱えながらも、「管理会社を変えるとトラブルが起きそうで不安」と、踏み切れずにいる方も多いのではないでしょうか。
確かに、十分な準備なく管理会社を変更してしまうと、家賃の未回収や入居者との関係悪化など、深刻な問題に発展する可能性があります。本記事では、賃貸管理会社の変更で実際に起こりがちなトラブル事例とその原因を整理し、失敗を未然に防ぐための具体的な対策と、スムーズに変更を完了させるための手順を詳しく解説します。
現在、管理会社に不満を抱えている方はもちろん、「今は大きな不満はないが、将来的に変更の可能性も視野に入れておきたい」というオーナーにとっても、安定した賃貸経営のための判断材料になるはずです。トラブルを回避しつつ、管理品質の向上と収益改善という本来の目的をしっかり果たすためのポイントを、一緒に整理していきましょう。
この記事からわかること
この記事を通して、管理会社を変更するときに「どこでトラブルが起きやすいのか」と「それをどう防げばいいのか」が、具体的なイメージを持てるようになります。
まず、実務の現場で実際に起きている典型的なトラブル事例を押さえることで、自分の物件でも起こり得るリスクを事前に把握できます。次に、そのトラブルを生んでいる根本原因を整理しながら、入居者への通知の仕方や新旧管理会社との連携の取り方、契約書の確認ポイントなど、今日から準備できる対策の考え方がわかります。
さらに、管理会社を切り替える際の具体的な進め方を、契約書の確認から候補会社の選定、解約通知や引き継ぎ、変更後のフォローまで、時系列でイメージできるよう構成しています。最後に、単に「トラブルなく変える」だけでなく、管理品質の向上や収益改善、空室対策の強化といった、変更によって得られるメリットも整理しているので、「今、本当に管理会社を変えるべきか」を考える材料にもなります。
賃貸管理会社変更でよくあるトラブル事例
管理会社の変更は、経営改善の大きなチャンスである一方、進め方を誤るとトラブルの原因にもなります。まずは、現場で実際に起きやすい代表的なトラブルを押さえておきましょう。
これらの事例を知っておくことで、「自分の物件でも起こり得るリスク」を事前にイメージでき、対策を考えるきっかけになります。どれも“他人事”ではなく、自分の物件にも起こり得るものだと意識して読み進めてみてください。
家賃振込先変更の通知不備によるトラブル
もっとも起こりやすいのが、家賃振込先変更の案内が入居者に十分伝わらず、旧管理会社の口座に家賃が振り込まれ続けてしまうケースです。その結果、オーナーへの入金が遅れたり、旧管理会社との精算が滞ったりして、資金繰りに影響が出ることもあります。
一度書面を送っただけで安心してしまう、郵便物を確認しない入居者が一定数いる、案内のタイミングが遅いといった要因が重なると、行き違いが起きやすくなります。家賃保証会社に加入していれば未回収リスクはある程度抑えられますが、それでも「書面＋電話」でのフォローは欠かせません。
理想は、旧管理会社・新管理会社・オーナーの三者連名で通知を出し、信頼性を高めることです。加えて、入金が確認できない入居者には新管理会社から個別に連絡を入れる、といった二段構えで対応することで、家賃回収に関するトラブルを大きく減らせます。
引き継ぎ情報の不備・相違によるトラブル
新旧管理会社のあいだで“情報の引き継ぎ”が不十分だと、退去精算やトラブル対応の際に問題が一気に表面化します。特に影響が大きいのは、原状回復の取り決め、過去の修繕履歴、設備交換の経緯、そして入居者ごとの個別事情（生活保護受給の有無、過去のトラブル、家賃減額の口頭合意など）です。
こうした情報は契約書だけでは拾いきれない部分も多く、旧管理会社側で整理しきれていなかったり、口頭ベースで処理されていた内容があったりすると、新管理会社に正確に伝わらないまま管理移管日を迎えてしまいます。
保証金・敷金の取り扱いが引き継がれていないケース
まず注意したいのが、保証金や敷金に関する情報です。賃貸借契約書の文言によっては、管理移管時に敷金がオーナーへ引き継がれないケースがあり、「敷金は当然そのまま移るもの」と思い込んでいるオーナーとの間で認識のズレが生じやすくなります。
実務では、敷金が管理会社預かりのまま放置され、退去精算時に初めて発覚するトラブルも見られます。管理移管前に「誰が、いくら預かっているのか」を確認し、金額や精算の扱いを必ず書面で整理しておくことが重要です。
入居者の個別事情が共有されていないケース
次に漏れやすいのが、入居者の個別事情に関する情報です。たとえば、生活保護受給者で家賃が役所から代理納付されている場合、新管理会社がその事実を把握していないと手続きが遅れ、一時的に入金が止まってしまうことがあります。
また、過去のトラブルにより旧管理会社が一部の家賃を負担していたり、口頭で家賃減額に合意していたりする場合もあります。こうした「書面に残っていない取り決め」は特に漏れやすく、新管理会社が契約書通りに請求しただけなのに、入居者側が「話が違う」と感じてトラブルに発展することがあります。
原状回復条件の記録不足によるトラブル
三つ目は、原状回復費用の負担条件に関する記録不足です。入居時の現況確認書や写真、やり取りの履歴が残っていないと、退去時に「最初から壊れていた」「入居前から汚れていた」といった主張が出やすくなり、入居者との認識のズレがトラブルにつながります。
管理移管や物件売買を何度も経験している物件ほど、過去の資料が散逸していることも少なくありません。資料が残っている場合は、新管理会社に確実に引き継ぐとともに、どの時点までのデータがそろっているかを整理しておくことが大切です。
なお、こうした重要な情報を必ずしも旧管理会社だけが握っているとは限りません。特別な事情や過去の経緯については、オーナー自身が最もよく把握していることも多いため、「任せきり」にせず、オーナー側から積極的に新管理会社へ共有する姿勢が、トラブル防止には欠かせません。
保証会社・火災保険の引き継ぎトラブル
保証会社や火災保険の移行手続きが不十分だと、「気づいたら保証が外れていた」「保険が切れていた」という、非常に危険な状態に陥ることがあります。とくに、前管理会社独自のプランや大手チェーンの包括契約を利用していた場合、管理から外れると自動的に保証も外れるケースがあるため注意が必要です。
その場合、新しい保証会社であらためて審査を受ける必要があり、審査結果によっては無保証状態の入居者が発生するリスクもあります。家財保険については、基本的に入居者本人が契約者であり、管理会社名義になることはほぼありませんが、契約内容や名義人の確認は必ず行っておきましょう。
保証会社の切り替えでは、「契約者は誰か」「どの管理会社が代理店か」「いつからいつまで補償されているか」を一つずつ確認することが重要です。目安として1〜2ヶ月ほど余裕を持って準備し、契約の空白期間が生じないようスケジュールを組むことがポイントです。
旧管理会社との解約手続きトラブル
旧管理会社との解約そのものがトラブルになることもあります。よくあるのが、管理委託契約書に記載された解約予告期間や違約金の条項を十分確認せずに解約を申し出てしまい、「想定外の違約金を請求された」「契約期間内で解約できないと言われた」といったケースです。
見落とされがちなのは、解約の方法や通知手段に関する指定です。書面や書留、専用フォーマットの使用などが契約書の後半に小さく書かれていることもあり、普通郵便やメールで伝えただけでは「正式な解約通知」とみなされない場合があります。
トラブルを避けるには、解約予告期間・違約金の有無と金額・解約通知の形式の3点を事前に必ず確認しておくことが大切です。不明点があれば契約前に質問し、可能であれば文言の修正や補足も検討しましょう。
業務範囲・契約条件の認識相違によるトラブル
新しい管理会社に切り替えたあと、「当然やってくれると思っていた業務がオプション扱いだった」「請求が想定より高くなった」といった不満が生じることがあります。これは、基本業務とオプション業務の線引きや料金体系の理解が不十分なことが原因です。
他社の事例では、退去立ち会いに別途費用がかかる、管理開始時に登録料のような初期費用が発生するなど、オーナーが「管理手数料に含まれている」と思っていた部分で齟齬が起きるケースが見られます。
一方で、インタビュー協力いただいた管理会社・アソークでは、こうした細かいオプション料金は設けず、新規募集や契約更新でも追加費用が発生しない運用を徹底しているとのことでした。設備保証オプションについても、必要な場面では交換を提案するなど、短期的なコストよりも入居者満足度や長期的な信頼を重視した方針を取っています。
「どこまでが基本料金に含まれるのか」「どの業務がオプションになるのか」を事前に具体的に確認し、自分が理解できる言葉で説明してもらうことが、こうした認識のズレを防ぐうえで重要です。
管理会社変更トラブルが発生する原因
ここまで見てきたように、管理会社変更にまつわるトラブルは決して一つの要因だけで起きるわけではありません。とはいえ、根本的な原因を整理すると、おおむね三つに集約されます。事前準備が足りないこと、新旧管理会社との連携が不十分であること、そして契約書や条件の確認が甘いことです。
それぞれのポイントを押さえておくことで、「どこに気をつければいいのか」が明確になります。
事前準備不足による連絡漏れ
最も大きな原因は、オーナー側の事前準備不足です。管理会社の変更は、単に契約先を変えるだけではなく、入居者、保証会社、保険会社、新旧管理会社など、多くの関係者が関わる一つの“プロジェクト”です。
しかし現実には、日々の業務に追われて十分な準備時間を取れない、新しい管理会社がうまくやってくれるだろうと受け身になってしまう、といった理由から、全体像を整理しきれないまま変更日を迎えてしまうケースも見られます。結果として、入居者への通知が直前になってしまう、敷金や前受家賃の精算方法を決めないまま解約日を迎える、保証会社や保険会社への連絡が後手に回る、など、細かな連絡漏れが積み重なってトラブルにつながります。
まずは、「誰に」「いつ」「何を伝えるのか」を一覧にしたチェックリストとスケジュールを作成し、自らがプロジェクトの舵取り役になる意識を持つことが不可欠です。
新旧管理会社間の引き継ぎ不備
新旧管理会社の間で情報の引き継ぎがスムーズに行われないことも、トラブル発生の大きな要因です。旧管理会社は解約される立場であるため、心理的に非協力的になりやすく、新管理会社も遠慮して深く踏み込めない。その“距離感”が、情報の断絶を生みます。
特に見落とされがちなのが敷金の扱いです。本来、敷金はオーナーが入居者から預かるお金ですが、まれに管理会社預かりになっているケースがあります。この状態のまま管理移管をすると、旧管理会社から敷金が返還されず、退去精算の際に「敷金が足りない」といった問題に発展しやすくなります。
このような場合、オーナー自身が旧管理会社に対して敷金の返還請求を行うのがベストです。敷金をはじめとする預かり金や前受金に関する情報は、誰が、いくら、どの名目で預かっているのかを、契約書と台帳の両方で必ず確認し、引き継ぎのタイミングでもう一度チェックしておくことが重要です。
契約書確認の甘さによる条件相違
最後に、トラブルの土台になりやすいのが「契約書をしっかり読み込んでいない」という問題です。旧管理会社との管理委託契約書、新管理会社との契約書の両方について、解約条件や違約金の有無、業務範囲や通知方法といった重要な条項を十分に理解していないと、「そんな話は聞いていない」と感じる事態を招きがちです。
相違が起こりやすい内容としては、サブリース契約の解約条件（解約できると思っていたのに実際には難しかったケース）、違約金が発生するのにその存在を忘れていた、あるいは説明が不十分だったケース、退去立ち会い費用が無料だと思い込んでいたが実際には有料だったケース、などが挙げられます。
「業界標準の契約書だから安心」「担当者が大丈夫と言っていたから問題ない」といった思い込みは禁物です。少しでも気になる点があれば、その場で質問して書面で回答を残してもらうこと、必要に応じて専門家にチェックしてもらうことが、将来のトラブルを防ぐうえで最も確実な方法です。
管理会社変更トラブル回避のための対策方法
トラブルの原因は「準備」「連携」「確認」にあることが分かりました。ここからは、それらのリスクを具体的にどう減らしていくか、実務で使える対策をいくつかのアクションプランとして整理します。
入居者への丁寧な事前通知と説明
まず何より大切なのが、入居者への丁寧な事前通知です。管理会社の変更は、入居者にとって日常の窓口が変わる出来事ですから、不安を与えないように時間と手間をかけて説明する必要があります。
通知のタイミングとしては、変更日の1ヶ月半から2ヶ月前に最初のお知らせを出し、その後1〜2週間ほど間をおいて再度案内するのが理想的です。書面には、変更の理由（サービス向上のためであることなど）、新管理会社の名称と連絡先、管理開始日、家賃振込先が変わるかどうか、変わる場合は新口座の情報を、簡潔で読みやすい形でまとめます。
実務上のポイントは、前述のとおり旧管理会社・新管理会社・オーナーの三者連名で通知を出すことです。旧管理会社の社名や捺印があることで、「怪しい会社に変わるわけではない」という安心感を入居者に与えられます。家賃の振込先が変わらないケースでは、あえてその点を明記しておくと、「何か変な請求が来るのでは」という不安を取り除くことができます。
書面だけで終わらせず、家賃の入金日が近づいたタイミングで一人ひとりに電話確認を行えば、振込ミスや手続き漏れを大きく減らすことができます。
引き継ぎ項目の徹底チェック
新旧管理会社の引き継ぎでは、オーナーが中心となってチェックリスト形式で漏れを防ぐのが有効です。口頭での申し送りや、ざっくりとした書類の受け渡しだけで済ませてしまうと、「言った・言わない」「渡した・受け取っていない」といったトラブルになりかねません。
理想としては、物件情報、入居者情報（契約書や緊急連絡先、個別事情）、敷金や礼金、前受家賃、滞納状況などの金銭情報、鍵やセキュリティに関する情報、設備の状況や修繕履歴といった項目をひとまとまりのリストに整理し、それぞれについて新旧管理会社とオーナーの三者で確認しておくことです。
また、これまでどこまで管理会社が担っていたのか、どこからがオーナー負担だったのかといった、ビルマネジメント（BM）の範囲を確認することも大切です。ここを曖昧にしたままだと、「前の管理会社はここまでやってくれていたのに」という不満が生まれやすくなります。
金銭面の引き継ぎ内容を書面で確認
敷金や前受家賃など、金銭に関わる引き継ぎは、必ず書面で確認することが鉄則です。たとえば「敷金等預かり金精算書」のような覚書を作成し、物件名や部屋番号、入居者名、敷金の預かり額、精算日を明記したうえで、新旧管理会社とオーナーが署名や捺印を行っておけば、後から「聞いていない」「受け取っていない」といった行き違いを防ぎやすくなります。
インタビュー先の管理会社では、賃貸契約時点での条件確認と物件の状況共有を重視し、誰がいくら、どの名目で預かっているのかを契約書と台帳の二重チェックで管理しているとのことでした。引き継ぎ時にも同じ情報を再確認し、金銭面の齟齬がないかどうかを必ずチェックする運用が、トラブル防止には欠かせません。
保証会社・保険契約の適切な移行手続き
保証会社や保険契約の切り替えでは、「空白期間をつくらない」ことが絶対条件です。1〜2ヶ月前から準備を始めれば、通常は問題なく移行できますが、万一スケジュールがタイトになりそうな場合には、前管理会社にも協力を依頼し、契約が途切れる期間が生じないよう調整することが大切です。
契約者名義や代理店、契約終了日と開始日の整合性を一つずつ確認し、「旧契約が切れたその瞬間から新契約が始まっている」状態をつくる、という意識で段取りを組みましょう。
失敗しない管理会社変更の手順
ここまでのポイントを踏まえたうえで、実際に管理会社変更を進める際の手順を時系列で整理しておきます。大きく分けると、現在の管理委託契約書の確認、新しい管理会社の選定と契約内容の精査、旧管理会社への解約通知と引き継ぎスケジュールの策定、入居者への変更通知と必要書類の準備、変更完了後のフォローアップという流れになります。
現在の管理委託契約書の確認
まず最初に行うべきは、現在の管理委託契約書の読み返しです。とくに、契約期間、解約予告期間、中途解約の違約金、解約通知の方法（書面・書留・専用フォーマットの有無）は必ずチェックしましょう。
現場でトラブルになりやすいのは、違約金の有無や金額、予告期間だけでなく、通知の形式です。「メールや電話で伝えたから大丈夫」と思っていても、契約書で書留郵便など特定の方法が定められている場合は、それに従わなければ正式な通知として扱われない可能性があります。
インタビューでも、「違約金の存在を忘れていた」「書式や送付方法の指定を見落としていた」といった理由でトラブルになったケースが多く挙げられていました。解約を検討し始めた段階で、まず契約書の該当箇所を確認するところからスタートしましょう。
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新しい管理会社の選定と契約内容の精査
次に、新たなパートナーとなる管理会社の選定です。管理手数料のパーセンテージだけを見て決めてしまうのではなく、営業担当だけでなくバックオフィスも含めた組織体制、営業担当者の人柄や誠実さ、会社の資本金や借入状況、収益構造（管理が主軸なのか、売買が主軸なのか）などもチェックポイントになります。
売買がメインで管理が“サブ”的に扱われている会社の場合、どうしても管理の優先度が下がるリスクがあります。管理事業をしっかり主軸に据えている会社かどうかは、長期的な付き合いを考えるうえで重要です。
契約内容の精査では、何が基本業務に含まれているのか、どこからがオプション（別料金）なのかを、一覧表などで可視化してもらうと分かりやすくなります。曖昧な表現はできるだけ具体化してもらい、自分自身が理解・納得できるレベルまで内容を落とし込んでから契約することが大切です。
旧管理会社への解約通知と引き継ぎスケジュール
新管理会社と大枠の条件が固まったら、旧管理会社に解約を通知します。契約書のルールに従い、書面（可能であれば内容証明郵便）で行うのが安全です。
スケジュール面では、解約通知自体は早めに出しても構いませんが、入居者への通知タイミングは変更の約1ヶ月前がベストです。あまり早すぎると入居者が通知を忘れてしまったり、後から再案内が必要になったりするためです。
解約通知と並行して、新旧管理会社とオーナーの三者で引き継ぎスケジュールを決めます。どの日にどの書類や鍵を引き渡すのか、いつから新管理会社が入居者対応を引き継ぐのか、といった工程を日付ベースで整理し、関係者の間で共有しておくことで、移行時の混乱を防げます。
入居者への変更通知と必要書類の準備
引き継ぎの段取りが固まったら、入居者に向けた「管理会社変更のお知らせ」を準備します。入居者への通知で外せないポイントは、三者連名で案内すること、家賃振込先が変わる場合は誤振込を防ぐために分かりやすく表示すること、振込先が変わらない場合はその旨をはっきり書いて不安を取り除くこと、の三点です。
保証会社の再契約や書類の返送が必要な場合には、返信用封筒を同封するなどして、入居者の負担を少しでも減らす工夫をすると、書類がスムーズに戻ってきやすくなります。「できるだけ入居者の手間を増やさない」という視点で書類を設計することが、円滑な移行につながります。
変更完了後のフォローアップ
管理会社が切り替わった直後の数ヶ月は、フォローアップ期間として位置づけることをおすすめします。家賃の入金状況に問題はないか、入居者からの問い合わせやクレームへの対応はスムーズか、共用部の清掃や巡回は約束通り行われているか、などを新管理会社と一緒に確認していきましょう。
インタビューで印象的だったのは、「売却やバリューアップの相談も含めて、オーナーがいつでも気軽に相談できる関係性を築けるかどうかが成功の分かれ目」という言葉でした。単に業務委託先としてではなく、パートナーとして腹を割って話せる管理会社かどうか。この視点で関係を育てていくことが、管理会社変更を成功に導く大きなポイントと言えます。
管理会社変更メリットを最大化するポイント
管理会社変更のゴールは、「トラブルなく変えること」ではなく、「変えた結果として賃貸経営が良くなること」です。そのために意識したいのが、管理品質の向上による入居者満足度アップ、管理コストの最適化による収益改善、空室対策力の強化による資産価値維持という三つの観点です。
管理品質向上による入居者満足度アップ
クレーム対応のスピードや共用部の清掃状況といった日々の管理品質は、入居者の満足度に直結します。対応が早く丁寧な管理会社に変更できれば、「ここに住み続けたい」と感じる入居者が増え、結果として長期入居や低退去率につながります。
アソークへの管理切り替え後、オーナーから特に評価されているのは、入居者対応のスピード感、設備故障などの修繕依頼への迅速な対応、入居付け（客付け）のスピードだといいます。こうした“日々のストレスが少ない管理”は、入居者満足度を底上げし、物件の評判を高める効果があります。
管理コスト最適化による収益改善
管理会社を変えるとき、多くのオーナーが気にするのは月々の管理手数料ですが、実際にはそれ以上に効いてくるのが、修繕費や原状回復費を含めたトータルコストです。
インタビューで印象的だったのは、退去時の原状回復の運用です。アソークでは、退去立ち会いの場で入居者に費用負担の内容を丁寧に説明し、その場で同意のサインをもらったうえで工事を進めています。これにより、オーナー側は自分のサインだけで手続きを完了でき、工事着手までのスピードも速くなります。
結果として、トラブルが減って無駄なコストがかからない、工事が早く終わるので空室期間も短縮される、といったメリットが生まれ、キャッシュフローの改善につながります。
空室対策力強化による資産価値維持
最後に、空室対策です。どれだけ管理品質が高くても、空室が長引いてしまえば収益は悪化します。空室対策に強い管理会社に変更することで、稼働率を高め、結果として物件の資産価値を維持・向上させることができます。
アソークの特徴として挙げられていたのは、周辺エリアの相場にきちんと合わせた家賃設定の提案や、プロカメラマンによる写真撮影、特徴的な間取り図の作成など、「オンラインだけでも魅力が伝わる募集素材」を整える取り組みです。実際に、未内見の状態で申込みが入るケースもあるとのことで、募集の見せ方にどれだけ力を入れているかは、管理会社選びの重要な指標になります。
まとめ
本記事では、賃貸管理会社の変更にともなう代表的なトラブル事例とその原因、そして実務で使える具体的な対策や手順を、専門家インタビューの内容も交えながら整理してきました。
管理会社の変更には、家賃振込先の通知漏れ、敷金や保証・保険の引き継ぎ不備、解約条件や業務範囲の認識違いなど、多くの落とし穴が潜んでいます。しかし、その多くは、事前に契約書をしっかり確認すること、新旧管理会社との連携をオーナー自身が主導してコントロールすること、入居者への丁寧な説明と複数回のフォローを行うことによって、十分にリスクを下げることができます。
そして、管理会社を変える本当の目的は、「不満を解消すること」だけではありません。管理品質を高め、コスト構造を見直し、空室対策を強化することで、賃貸経営全体を一段引き上げることこそが、管理会社変更の本質的な価値です。
インタビューで語られていたように、「何かあればいつでも相談できる管理会社」と出会えれば、オーナーは一人で悩み続ける必要がなくなります。今回の管理会社変更が、そうした信頼できるパートナーとの出会いにつながり、物件の価値とオーナー自身の安心を長く支えてくれる一歩になることを願っています。