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賃貸管理会社変更の完全ガイド!手続き・リスク・注意点を徹底解説

「今の賃貸管理会社、本当にこれでいいのかな…?」

そう感じているオーナー様は少なくないのではないでしょうか。管理会社の対応に不満があったり、もっと良いサービスを受けたいと考えたりすることは、賃貸経営を安定させる上で非常に大切な視点です。しかし、いざ「管理会社を切り替える」となると、手続きの複雑さや、それに伴うリスクを考えると、なかなか一歩を踏み出せないかもしれません。

ご安心ください。この記事では、賃貸管理会社をスムーズに切り替えるための手順から、知っておくべきリスクとその対策、そして移行時に注意すべきポイントまでを詳しく解説します。具体的な流れや費用、さらには過去のトラブル事例まで網羅しているので、これを読めば、安心して管理会社を見直し、より良い賃貸経営を目指せるはずです。

 

この記事でわかること

この記事では、賃貸管理会社の変更方法からリスク回避策までを一気に把握できます。

具体的には、契約解除から新規契約、そして入居者対応までのステップと、それぞれの段階で発生する費用感をお伝えします。

さらに、過去の事例や国土交通省が公表するデータを引用しながら、説得力のある解説を行いますので、読み終える頃には、賃貸管理会社の変更に対する不安が解消され、具体的な行動計画が立てられるようになるでしょう。

 

1、賃貸管理会社変更の基本知識

まずは、賃貸管理会社の変更がどのようなものか、その全体像を掴み、最適なタイミングを見極めるための基本知識から見ていきましょう。日頃の管理から見直しを始めることで、将来の大きなトラブルを未然に防ぐことができるはずです。

管理会社変更とは?

賃貸管理会社変更とは、現在物件の管理を任せている業者から、別の管理会社へその業務を引き継ぐ一連の作業のことです。オーナー様がこの変更を検討する目的は、多岐にわたります。例えば、「現在の管理手数料が高いと感じる」「入居者への対応が遅い」「空室がなかなか埋まらない」といったコスト削減や対応品質の向上を目指すケースが一般的です。

管理会社を切り替えることは、物件の長期的な安定運営に直結します。新しい管理会社との良好なパートナーシップを築くことで、入居率が向上し、家賃収入が安定する可能性が高まるのです。

変更を検討すべきタイミング

賃貸管理会社の変更を検討する最も適切なタイミングは、主に現在の契約更新の前後、そして管理会社への不満や具体的なトラブルが発生した後です。特に、現行業者に具体的な不満や改善要望が生じた時期は、見直しの絶好の機会と言えるでしょう。

多くのオーナー様が契約更新前から管理会社の見直しを検討し始めており、中には更新の3ヶ月前から情報収集を始めるケースも目立ちます。早めに情報収集を始めることで、複数の管理会社を比較検討する十分な時間が確保でき、新しい管理会社との交渉余地を最大化できるというメリットがあります。

変更にかかる期間と費用

賃貸管理会社の切り替えには、通常1〜2ヶ月程度の準備期間が必要になります。これは、新しい管理会社を選定し、契約を締結するまでの期間や、現行の管理会社からの引き継ぎにかかる時間を見込むためです。

費用面では、現行管理会社との契約内容によっては解約違約金が発生する場合があります。新しい管理会社との契約時には、大手管理会社では初期登録費用や事務手数料が発生することもありますが、中小規模の管理会社では無料の場合も多くあります。費用は管理会社によって大きく異なるため、事前に確認することが重要です。

【参考データ】 国土交通省「民間賃貸住宅に関する相談対応事例集」 管理会社との契約解除時に違約金が発生するケースもあるが、その金額は契約内容により大きく異なる。

そのため、事前に現在の管理委託契約書の条項を精査し、不要なコストを抑えるための交渉を心がけましょう。

 

2、賃貸管理会社変更の流れ



賃貸管理会社の変更手続きは、主に4つのステップで構成されます。それぞれのステップを丁寧に実行することで、抜け漏れなくスムーズな移行を実現できます。

1. 現行管理会社への解約通知

まずは、現在契約している管理会社に対し、所定の期間内に解約通知を提出することから始めます。管理委託契約書には、解約予告期間が「30日~90日以上前」と定められていることが一般的です。この通知が遅れると、契約書に基づき違約金が発生する場合があるため、十分に注意してください。

解約通知は、必ず書面で送付し、相手方からの受領確認を取るようにしましょう。これにより、「言った、言わない」のトラブルを避け、正式な証拠を残すことができます。

2. 新管理会社の選定と契約

現行管理会社への解約通知を済ませたら、次はいよいよ新しい管理会社の選定です。候補となる管理会社の料金体系やサービス内容を比較し、ご自身の物件や賃貸経営のニーズに最も合った会社を選びましょう。

面談時には、24時間対応体制の有無や、緊急トラブル対応の具体的な事例などを詳しく聞いておくことをおすすめします。これにより、いざという時の安心感が大きく変わります。納得できるプランと信頼できる担当者が見つかったら、正式に契約を締結し、着手金や初期費用(ある場合)を支払うことになります。

3. 引き継ぎ作業の実施

新しい管理会社との契約が完了したら、旧管理会社と新管理会社の間で、物件に関する様々な情報やデータの引き継ぎを行います。この作業は、スムーズな移行と将来的なトラブル防止のために非常に重要です。

具体的には、未収家賃の状況、入居者データ(氏名、連絡先、契約内容など)などを正確に引き継ぎましょう。特に、給排水や電気設備などの設備メンテナンス履歴は、今後のトラブル予防や計画的な修繕に不可欠な情報です。旧管理会社と新管理会社の双方の担当者と定期的に進捗を確認し、漏れがないか徹底的に点検してください。

4. 入居者への変更通知

最後に、そして最も大切なステップが、入居者様への管理会社変更の連絡です。入居者様にとっては、日頃連絡を取る相手が変わるため、不安を感じる方もいらっしゃいます。

連絡方法は、書面郵送、メール、そして物件の共用部分の掲示などを組み合わせると、より多くの入居者様に確実に情報を届けられます。連絡時には、新しい管理会社の名称、緊急連絡先、新担当者の役割などを明確に、分かりやすく伝えることが重要です。きめ細やかな説明と丁寧なフォローアップは、入居者様の不安を軽減し、新しい管理体制への信頼を高めることに繋がります。

 

3、管理会社変更時のリスクと対策

管理会社を切り替える際には、予期せぬコストやトラブルが発生する可能性があります。これらのリスクを事前に把握し、適切な対策を講じることが、スムーズな移行には不可欠です。

解約違約金の発生

管理委託契約の内容によっては、契約期間中に解約する場合に解約違約金が発生することがあります。相場としては、実効家賃(実際にオーナー様が受け取る家賃)の1ヶ月分程度が多いですが、契約書によって大きく異なります。

【対策】 無駄な違約金を回避するためには、現在の契約更新月を狙って変更手続きを進める方法が最も有効です。また、もし更新月以外での解約を余儀なくされる場合は、管理会社と交渉し、違約金の減額や免除を得られるケースもあるので、諦めずに相談してみましょう。

空室期間の増加

管理会社を切り替える間に、空室が長引いてしまう可能性も考えられます。特に、賃貸の繁忙期(春先の引っ越しシーズンなど)を外して変更を行うと、入居者が動きにくい時期と重なり、空室リスクが高まることがあります。

【対策】 新しい管理会社が持つ入居者募集のネットワークや、過去の空室解消実績を事前にしっかりと確認しましょう。契約と同時に、積極的な入居募集を強化してもらうよう依頼することも大切です。必要であれば、リフォームの提案や、魅力的なPR戦略を練ることで、空室期間を最短に抑える努力も必要になります。

入居者トラブルの発生

管理会社の担当者が変わることで、入居者様とのコミュニケーションに齟齬が起きやすくなることがあります。旧管理会社から新管理会社へ情報が正確に共有されないと、「話が違う」「対応が遅い」といったクレームにつながる恐れがあるでしょう。

【対策】 引き継ぎミスを防ぐために、可能であれば旧管理会社と新管理会社、そしてオーナー様が参加する引き継ぎ会議や現場訪問、顔合わせを実施することをおすすめします。入居者様に対しては、変更の理由や新しい管理会社の連絡先、担当者の顔写真などを分かりやすく提示し、信頼関係を保つための説明責任を怠らないことが重要です。

引き継ぎ漏れによる問題

入居者情報や家賃の支払い履歴、そして設備点検履歴などの重要なデータの移管漏れは、後々の大きなトラブル原因になりかねません。例えば、過去の修繕箇所や特殊な設備の情報が伝わっていないと、緊急時の対応が遅れる可能性があります。

【対策】 各データの正確性を確認し、チェックリストを徹底的に活用して抜けを防ぎましょう。管理会社変更時には、引き継ぎ漏れによるトラブル発生リスクが一定程度あるという認識を持ち、時間をかけて丁寧に引き継ぎを行うことを強くおすすめします。

 

4、管理会社変更時の注意点

管理会社の切り替えは、完了後も小さな抜け漏れが大きな問題に発展することがあります。スムーズな移行のために、特に注意すべきポイントを一つずつ確認しながら進めてください。

契約書の解約条項確認

まず最も重要なのが、現行の管理委託契約書の解約条項を詳細に読み込むことです。特に、通知期間、解約違約金の算定方法、そして解約手続きに関する細則には細心の注意を払いましょう。

もし内容に不明な点があれば、自己判断せず、必ず専門家や弁護士に相談することをおすすめします。条項を正確に把握しておくことで、余計なトラブルを避け、スムーズに解約手続きを進められます。

敷金・礼金の引き継ぎ(該当する場合)

管理会社が敷金を預かっている場合は、その引き継ぎも必要です。敷金の残高を正確に確認し、新しい管理会社またはオーナー様へ確実に移管する手続きを行いましょう。

入居者情報の移管

氏名、連絡先、緊急連絡先、契約内容などの入居者個人情報は、特に慎重に扱う必要があります。個人情報保護法に従い、安全な方法でデータ移行を行うことを徹底しましょう。

例えば、メールの暗号化やパスワード設定されたファイルで共有すると安心です。また、引き継ぎが完了した後は、旧管理会社が保有する古いデータの消去についても、適切に実施されているか確認を忘れずに行ってください。

設備メンテナンス履歴の確認

給排水設備、電気設備、消防設備、エレベーターなど、マンションの設備メンテナンス履歴は、将来のトラブル防止や計画的な修繕に直結する重要な情報です。点検記録や修理履歴を時系列で整理し、新管理会社には写真や報告書も共有して、物件の状況を正確に伝えましょう。

これにより、新しい管理会社は今後の保守計画をスムーズに策定でき、突然の故障やトラブルにも迅速に対応できるようになります。

 

5、よくある管理会社変更のトラブル事例

過去に実際に起こった失敗例から学び、ご自身の管理会社変更に活かしましょう。事前に具体的な対策を練ることで、トラブルを未然に防ぐことができます。

解約通知期間の不備

「契約書をよく読まずに通知してしまった…」というケースは少なくありません。あるオーナー様は、契約書の通知期間を誤認し、期日を過ぎて解約通知をしてしまいました。その結果、契約に基づき解約違約金が発生し、当初の想定よりも追加コストが膨らんでしまったのです。

【対策】 契約書の文言は専門用語が並ぶことが多いため、必ず隅々まで確認し、不明な点は専門家に相談しましょう。解約通知の期限は、必ずカレンダーに登録し、アラートを設定するなどして、通知漏れを防ぐ工夫が必須です。

新旧管理会社間の連携不足

新旧の管理会社間で引き継ぎ会議を開かずに移行を進めた結果、設備故障情報や特定の入居者からのクレーム履歴が正確に共有されなかった、というトラブル事例もあります。これにより、新しい管理会社が状況を把握できず、入居者から「対応が遅い」「話が通じない」といった苦情が殺到してしまう事態に陥りました。

【対策】 引き継ぎは、新旧管理会社双方が参加するミーティングを必ず設定し、共通認識を持つことが必須です。コミュニケーションを怠らず、引き継ぎ内容の記録を必ず残すようにしましょう。

入居者からの苦情増加

管理会社変更後の連絡体制が不明瞭だったために、緊急修理の対応が後手に回ってしまい、入居者満足度が急減し、退去申請が相次いだという事例もあります。入居者様は、困った時にどこに連絡すればいいか分からず、不安を感じてしまうのです。

【対策】 管理会社変更時は、必ず新しい担当者の連絡先や緊急連絡先を、入居者様が最も分かりやすい方法(書面、メール、掲示板など)で告知しましょう。そして、丁寧なフォローアップを行うことで、入居者様の不安を解消し、苦情を大幅に減らすことができます。

 

6、スムーズな管理会社変更のコツ

成功する管理会社への切り替えには、入念な準備と慎重な比較検討が欠かせません。特に、適切なタイミングを選ぶことが、最終的な満足度を大きく左右します。

事前準備の重要性

管理会社を切り替える前に、まずはご自身の物件の現状分析と、新しい管理会社に求める要件定義をしっかりと行いましょう。過去の収支データや、もしあれば入居者アンケートの結果などをまとめることで、現在の管理における課題が明確になります。

最低でも2ヶ月前、できれば3ヶ月前から準備を始めることで、余裕を持って選定や交渉を進められるでしょう。時間をかけた計画こそが、スムーズな移行を実現する鍵となります。

複数社での比較検討

管理会社を選ぶ際は、複数の候補を比較検討すると良いでしょう。それぞれの会社の料金体系や対応スピード、そしてどのような追加サポートがあるかなどを確認すると、各社の違いが明確に見えてきます。

見積もりは書面で取り寄せ、内容を精査した上で、疑問点は解消しておきましょう。この比較検討のプロセスが、ご自身の物件にとって最適なパートナー選びにつながります。

変更時期の適切な選択

賃貸管理会社の変更は、繁忙期を避けることで、空室リスクや対応遅延のリスクを最小限に抑えられます。一般的に、引っ越しシーズンである新年度(3月~4月)前後の繁忙期は、管理会社も業務が集中し、対応が手薄になる可能性があります。

可能であれば、需要が落ち着く時期に切り替えるのがおすすめです。ご自身のスケジュールと市場動向を照らし合わせて、最も効果的な時期を決定しましょう。

 

7、まとめ

賃貸管理会社の変更は、一見すると複雑で大変な作業に思えるかもしれません。しかし、この記事で解説した手順と注意点をしっかり押さえれば、安心して進めることが可能です。

現在の管理会社への契約解除から、新しい管理会社の選定、引き継ぎ、そして入居者様への対応までを一つひとつ丁寧に行いましょう。リスク対策と事前準備を徹底し、適切な時期選びを工夫することで、コスト削減とサービス品質向上を同時に実現できるはずです。

ぜひ本記事を参考に、ご自身の賃貸経営にとって最適な管理会社を見つけ、安定した賃貸運営を目指してください。